Informativa Privacy

La presente informativa privacy descrive le modalità di raccolta e di gestione dei dati personali. Nella stessa vengono elencati anche i vostri diritti in relazione ad essa.

Uno studio professionale internazionale

Eptalex® è uno studio professionale internazionale strutturato nella forma di Swiss Verein. Eptalex® opera attraverso i propri Studi membri, costituiti e regolati secondo le normative applicabili di ciascuna giurisdizione. Eptalex® non fornisce di per sé servizi legali, fiscali, o altri di altro tipo, alla clientela. Per maggiori informazioni, l’Informativa è disponibile a questo link.

I termini "Eptalex®" e ''lo Studio/gli Studi'' indicano uno o più studi legali ("noi"/"noi"/"nostro").  Qualsiasi riferimento a "Socio" indica il socio, il membro, il consulente o il dipendente con una posizione e qualifiche equivalenti in almeno uno Studio Legale. 

Qualsiasi riferimento a una "sede" di Eptalex® indica qualsiasi ufficio, studio, studio associato, struttura o entità con un collegamento speciale con il nostro studio professionale (legale e tributario) internazionale.

I dati personali sono raccolti da ogni membro di Eptalex®. Nell'Unione Europea il nostro rappresentante (la cui responsabilità sarà limitata alla rappresentanza con esclusione di responsabilità) è l’Avv. Jacopo Gasperi.

Raccolta ed utilizzo di dati

Potremmo raccogliere le seguenti tipologie di dati personali:

  • Registro delle presenze: utilizzato, per motivi di sicurezza, per registrare le vostre presenze nelle nostre sedi;
  • Informazioni aziendali: per identificarvi in merito alle questioni su cui ci istruite e che vi riguardano;
  • Contatti: il vostro nome, posizione, ruolo, azienda o organizzazione, telefono (compreso il numero di cellulare, se fornito), e-mail e indirizzo postale;
  • Precedenti penali: se consentito dalla legge nazionale applicabile e se è opportuno farlo, l'esistenza di precedenti penali (o la conferma di una fedina penale pulita);
  • Informazioni relative ad eventi: inerenti alla partecipazione ai nostri eventi ed ai moduli di feedback;
  • Informazioni inerenti a procedimenti o indagini: utili, se richiesto, alle indagini o ai procedimenti; 
  • Informazioni prese da siti open source o di pubblico domino: ad es. LinkedIn o network professionali simili, elenchi telefonici o pubblicazioni su Internet;
  • Dati online: nel caso in cui accediate a questo Sito e ai nostri servizi tecnologici, informazioni sulla vostra visita, incluso il clickstream URL, attraverso e dal nostro Sito (inclusi data e ora), informazioni sulla vostra rete, come ad esempio, informazioni su dispositivi, nodi, configurazioni, velocità di connessione e prestazioni delle applicazioni di rete; pagine viste o ricercate, tempi di risposta delle pagine, errori di download, durata delle visite e informazioni di interazione (come scorrimento, click, mouseover) e se cliccate su particolari link o aprite le nostre e-mail. Eptalex® ricorda che i dati personali relativi alle vostre attività online su siti web o servizi online di terzi non vengono raccolti;
  • Social media: post, likes, tweet, commenti e altre interazioni con i nostri social media;
  • Categorie particolari di dati personali: quali la disabilità o requisiti simili per eventi e riunioni.  Se doveste decidere di non fornire queste informazioni, potremmo non essere in grado di rispondere alle vostre particolari esigenze o preferenze;
  • Abbonamenti/preferenze: nel caso in cui abbiate scelto di ricevere briefing legali, aggiornamenti o newsletter, nonché preferenze di consenso per consentirci di identificare quali materiali siete interessati a ricevere;
  • Dati del fornitore: contatti ed altre informazioni su di voi o sulla vostra azienda o organizzazione in cui fornite servizi a Eptalex®
  • Informazioni tecniche: in caso di accesso a questo sito Sito e ai nostri servizi tecnologici, l'indirizzo IP, la tipologia e la versione del browser (ad es. Internet Explorer, Firefox, Safari, Bing ecc.), l'impostazione del fuso orario, i tipi e le versioni dei plugin del browser, il sistema operativo utilizzato (ad es. Vista, Windows XP, MacOS ecc.), il tipo di dispositivo, il modello hardware, l'indirizzo MAC, gli identificatori univoci e le informazioni sulla rete mobile.

Tutti i dati inclusi nelle categorie sopra elencate possono esserci forniti da voi, dal vostro datore di lavoro, dalla società o organizzazione nostra cliente o da fornitori di servizi di screening che ci assistono nei nostri obblighi di legge in materia di antiriciclaggio, sanctions screening e regulatory check.

Le vostre comunicazioni con noi

Eptalex® potrà raccogliere dati dalla corrispondenza intercorrente tra voi e noi. Vi consigliamo di non inviarci informazioni riservate fino a quando non sia stato confermato per iscritto che rappresentiamo o agiamo per voi o per la vostra azienda o organizzazione.  Le e-mail non richieste da parte di soggetti che non sono clienti non comportano l’instaurazione di un rapporto cliente-avvocato. Queste ultime potrebbero non essere considerate informazioni privilegiate e, pertanto, potrebbero essere divulgate ad altri.

Utilizzi dei vostri dati personali

Possiamo utilizzare i vostri dati personali per le seguenti finalità:

- Relazione d'affari: gestire e mantenere il nostro rapporto con voi, la vostra azienda o organizzazione, compresa la tenuta di registri sui contatti commerciali, servizi e pagamenti per personalizzare la nostra offerta per voi, sviluppare il nostro rapporto e indirizzare il nostro marketing;

- Conformità legale del cliente:verifica della situazionedel cliente (ai sensi delle leggi antiriciclaggio e di altre leggi sulla prevenzione e l'individuazione dei reati, e di altre disposizioni regolamentari);

- Sondaggi e feedback dei clienti: incluso il feedback degli eventi, esercizi di ascolto dei clienti, risposte a problemi e preoccupazioni che possono sorgere;

- Comunicazione: invio di e-mail, newsletter e altri messaggi per informarvi di eventuali sviluppi legali;

- Eventi: organizzazione di briefing legali, seminari e altri eventi;

- Interessi legittimi: perseguire i legittimi interessi commerciali elencati nella sezione "Interessi legittimi" di questa politica;

- Gestione dei fornitori: gestione dei fornitori che ci forniscono servizi;

- Sicurezza online: preservare le nostre risorse informative e le nostre piattaforme tecnologiche da accessi o utilizzi non autorizzati e monitorare la presenza di malware e altre minacce alla sicurezza;

- Regolamentazione: adempiere agli obblighi legali e normativi secondo la legge applicabile a ciascuno Studio, compresi i requisiti di revisione e di segnalazione alle autorità competenti;

- Fornitura di servizi: fornire consulenza legale e fiscale;

- Sicurezza del sito: garantire la sicurezza dei nostri uffici e di altri locali (normalmente raccogliendo il vostro nome e i vostri dati di contatto all'ingresso dei nostri edifici);

- Monitoraggio del sito web: verificare che il sito web e gli altri nostri servizi tecnologici siano utilizzati in modo appropriato e ottimizzarne la funzionalità.

Le nostre motivazioni per utilizzare i vostri dati personali

Possiamo trattare i vostri dati personali per una serie di motivi:

- ci avete dato il vostro consenso: ad esempio, se avete condiviso con noi i vostri dati per scopi particolari;

- quando è necessario per ottemperare ad obblighi legali o regolamentari: ad esempio, controlli anti-riciclaggio di denaro e controlli obbligatori di screening dei clienti o divulgazione alle forze dell'ordine;

- quando è necessario per far fronte a procedimenti giudiziali;

- quando è necessario per i nostri legittimi interessi commerciali o per quelli di terzi: a condizione che ciò non pregiudichi gli interessi o i diritti che avete come individuo. I nostri interessi legittimi sono elencati nella sezione successiva.

Interessi legittimi

I nostri legittimi interessi inerenti alla nostra attività professionale riguardano:

- la fornitura di servizi legali;

- la fornitura di consulenza in campo giuridico e fiscale;

- la gestione dei nostri affari e dei rapporti con voi o con la vostra azienda o organizzazione;

- comprendere e rispondere alle richieste e ai feedback dei clienti;

- comprendere come i nostri clienti utilizzano i nostri servizi e siti web;

- stabilire le richieste dei nostri clienti e sviluppare il nostro rapporto con voi.

- migliorare i nostri servizi e la nostra consulenza;

- ricevere informazioni da altri studi legali Eptalex® per i clienti comuni;

- far rispettare i nostri termini di incarico professionale e il nostro Sito e altri termini e condizioni;

- garantire la sicurezza dei nostri sistemi e dei nostri locali;

- condividere i dati in relazione al nostro studio legale.

Le nostre motivazioni utilizzare particolari categorie di dati

Il riferimento a particolari categorie di dati nell’Unione Europea e in alcune giurisdizioni riguarda dati sensibili come l'origine razziale o etnica, le convinzioni religiose o i dati sanitari. Possiamo anche raccogliere dati relativi al casellario giudiziale. Possiamo trattare questi dati solo se:

- abbiamo raccolto il vostro consenso esplicito: per il particolare trattamento;

- è necessario per proteggere i vostri interessi vitali o quelli di altre persone: ad esempio, in caso di emergenze mediche o nel caso in cui abbiate palesemente reso pubblici i dati pubblicandoli sui social media;

- è necessario trattare azioni legali: ad esempio, nell’ambito di procedimenti giudiziari;

- è necessario per interessi pubblici sostanziali: ad esempio, quando è necessario per prevenire o individuare atti illeciti;

- è consentito dalla legge applicabile: al di fuori dell'UE e di altre giurisdizioni in cui si applicano queste restrizioni.

A chi trasferiamo le informazioni

Possiamo trasferire i vostri dati ad altri come segue:

  • Agli studi membri di Eptalex®: incluso il loro management, i loro avvocati, il personale e gli appaltatori al fine di fornire servizi in campo giuridico e fiscale;
  • ai fornitori: che supportano la nostra attività, compresi i fornitori IT e di comunicazione, il supporto commerciale in outsourcing, le agenzie di marketing e pubblicità (ove consentito dalla giurisdizione locale), il backup dei fornitori di DR e le operazioni di LPO. I nostri fornitori devono soddisfare gli standard minimi in materia di sicurezza delle informazioni e avranno accesso solo ai dati da loro richiesti per svolgere le loro funzioni;
  • ai centri di servizi condivisi: gestiti da Eptalex® o da terzi, anche per l'on-boarding dei clienti, i servizi informatici, il marketing, la gestione del rischio e i servizi di supporto agli uffici;
  • ad altri studi legali: altri studi legali locali, avvocati, periti e arbitri/mediatori;
  • alle forze dell'ordine ed agli enti di vigilanza: o ad altre autorità competenti quando richiesto dalla legge o dalla buona prassi;
  • alle parti interessate in caso di emergenza: in particolare quando è necessario proteggere la salute e la sicurezza dei nostri clienti, del personale e delle organizzazioni;
  • alla vostra azienda o organizzazione: relativamente ai servizi legali da voi forniti;
  • ai fornitori di servizi di screening: al fine di rispettare gli obblighi di legge relativi alla prevenzione o alla protezione dalla criminalità, dal riciclaggio di denaro sporco e ad altri controlli richiesti;
  • alle reti pubblicitarie e ai fornitori di servizi di analisi: per supportare e mostrare consigli sul nostro sito web, sulle applicazioni e su altri strumenti di social media;
  • a terze parti: laddove consentito da e in conformità con qualsiasi legge nazionale applicabile, in caso di acquisizione o trasferimento di qualsiasi parte della nostra attività o in relazione alla riorganizzazione aziendale;
  • ad altri delegati: ad esempio, nei casi in cui il vostro nome deve essere inserito nell'elenco dei partecipanti agli eventi a cui avete aderito.

Dati personali di terze parti

Potete fornirci i dati personali di altre persone (quali i vostri clienti, direttori, funzionari, azionisti o beneficiari). Dovete assicurarvi di aver informato adeguatamente queste persone sul fatto che ci state fornendo i loro dati e di aver ottenuto il loro consenso a tale divulgazione.

Sicurezza

Conserviamo i vostri dati in modo sicuro per quanto riguarda le misure di sicurezza fisiche, tecniche e amministrative. Tuttavia, anche se adottiamo tutte le misure ragionevolmente necessarie per salvaguardare i vostri dati personali, vi preghiamo di notare che la trasmissione dei dati via internet non è totalmente sicura e non possiamo garantire la sicurezza dei vostri dati trasmessi. Per questo motivo, qualsiasi trasmissione di dati avviene a vostro rischio e pericolo.

Quanto a lungo terremo i vostri dati

Conserviamo i vostri dati solo per il periodo di tempo necessario a fornire i nostri servizi legali e/o fiscali e a trattare le richieste. Ciò dipende da una serie di fattori, come ad esempio se voi o la vostra azienda o organizzazione siete un cliente esistente o avete interagito con mailing o bollettini di clienti recenti o avete partecipato a eventi recenti. Noi conserviamo i vostri dati in quanto sono necessari per soddisfare i requisiti legali, contabili o normativi.

I vostri diritti

Se state lavorando con un nostro studio all’interno dell’Unione Europea o con studi in altre giurisdizioni dove si applicano normative analoghe, avete il diritto a che i vostri dati vengano trattati come segue:

 

  • Accesso: avete il diritto di richiedere la conferma del trattamento dei vostri dati personali da parte nostra. In questo caso, potete richiedere di accedere ai vostri dati personali e ad alcune informazioni relative al trattamento. Ciò vi consente di ricevere una copia dei vostri dati personali in nostro possesso e alcune altre informazioni a riguardo;
  • Decisioni automatizzate: avete il diritto di contestare qualsiasi decisione automatizzata presa su di voi e di chiederne una revisione;
  • Consenso: essendo il trattamento dei dati basato sul vostro consenso, avete il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prestato precedente alla revoca;
  • Correzione: avete il diritto di richiedere la correzione o l’aggiornamento dei vostri dati personali incompleti o inesatti in nostro possesso;
  • Cancellazione: in determinate circostanze avete il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali. Tuttavia, tale diritto potrebbe essere soggetto a diritti e obblighi di legge che impongono la conservazione dei vostri dati personali, come ad esempio, quando i dati personali vengono richiesti per rispettare la legge o in relazione ad eventuali reclami;
  • Reclamo: sebbene il trattamento dei vostri dati personali sia basato su un interesse legittimo (o su quello di terzi), avete il diritto di opporvi ad esso. Tuttavia, potremmo avere il diritto di continuare a trattare i vostri dati. Avete inoltre il diritto di opporvi nel caso in cui i vostri dati personali siano trattati da noi per scopi di marketing diretto, ove consentito e nel rispetto della legge nazionale applicabile;
  • Restrizioni: avete il diritto di richiederci di sospendere il trattamento di alcuni dei vostri dati personali.
  • Trasferimento: potete richiedere di aiutarvi a trasferire alcuni dei vostri dati personali a terzi.

Per poter esercitare i vostri diritti, siete pregati di rivolgervi ad uno dei contatti di Data Privacy indicati nella presente Informativa riportata qui di sotto, per iscritto all’apposito indirizzo di posta elettronica.

Inoltre, avete il diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di vigilanza sulla protezione dei dati, in particolare, nello Stato membro dell’Unione Europea in cui risiedete abitualmente o in cui si trova una nostra sede o in cui si è verificata una presunta violazione della legge sulla protezione dei dati.

Alcuni di questi diritti si applicano solo in determinate circostanze. Se desiderate esercitare, o approfondire, uno di questi diritti, siete pregati di rivolgervi al referente per la protezione dei dati personali, come indicato nella presente Informativa.

Marketing diretto

Laddove consentito da e in conformità con la legge nazionale applicabile, potremmo utilizzare le informazioni che raccogliamo presso di voi sul nostro Sito o con altri mezzi per scopi di marketing diretto per fornire e-mail, newsletter e altri messaggi e per informarvi in relazione agli sviluppi normativi, agli approfondimenti di mercato e ai nostri servizi, compresi gli eventi che riteniamo possano interessarvi. Potete in qualsiasi momento decidere di non ricevere ulteriori comunicazioni da parte nostra modificando le vostre preferenze di marketing sulla pagina delle impostazioni dei vostri account online, cliccando sul link "Cancellati" riportato alla fine di ogni e-mail di marketing che vi invieremo.

Cookies

Potremmo utilizzare Cookies che identifichino il vostro browser. I Cookies raccolgono e conservano informazioni quando visitate il nostro sito web in merito alle vostre modalità di utilizzo. Attraverso i Cookies, è possibile registrare l’utilizzo del sito web da parte dell’utente, oltre a fornire un servizio e assistenza migliore durante la navigazione e per l’analisi dei dati.

I dati personali che raccogliamo attraverso queste tecnologie saranno utilizzati anche per gestire la vostra sessione.

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Collegamento verso siti di terzi

Il nostro Sito, le newsletter, gli aggiornamenti via e-mail e le altre comunicazioni possono, di volta in volta, contenere link da e verso i siti web di altri operatori. I dati personali da voi forniti attraverso questi siti web non sono soggetti alla presente informativa sulla privacy e il trattamento dei vostri dati personali da parte di tali siti web non rientra nella nostra responsabilità.

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Minori

Non raccogliamo consapevolmente informazioni da minori o da altre persone di età inferiore ad anni 16. Se hai meno di 16 anni, ti preghiamo di non inviarci dati personali.

Modifiche alla presente Informativa Privacy

La presente Informativa sulla privacy è stata aggiornata per l’ultima volta il 22 aprile 2020. I termini e le condizioni di questa Privacy Policy possono cambiare di volta in volta. Eventuali modifiche saranno pubblicate su questo Sito.

Come contattarci

Se avete domande, commenti o richieste relative all'utilizzo dei vostri dati personali da parte di Eptalex®, siete pregati di inviare un'e-mail al seguente indirizzo: [email protected]